Recurso del carrusel «5 apps que dejamos de pagar» · @sotai.one · 16 sep 2026

Las 5 apps que dejamos de pagar

Cinco herramientas para resolver el trabajo que más repetimos. Aquí tienes qué hace cada una, un prompt para construir tu versión y lo que no reemplaza del producto completo.

Planes de referencia$127 USD/mes un solo asiento
Al año$1,524 USD equivalente anual de estos planes
Licencia de las apps$0 archivos HTML; IA, tiempo y mantenimiento aparte
Lo que cancelamos · precios leídos el 16 sep 2026 5 suscripciones
  HERRAMIENTA                 PLAN        PRECIO            LO QUE LE USÁBAMOS

  Pipedrive                   Growth      US$24 /asiento    ver en qué etapa va cada cliente
  PandaDoc                    Starter     US$19 /asiento    que alguien firme una cotización
  Xero                        Growing     US$55 /mes        cuánto entró, cuánto salió
  Metricool                   Starter     US$20 /mes        qué se publica esta semana
  Toggl Track                 Starter     US$ 9 /usuario    horas reales contra horas cotizadas
  ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  TOTAL                                   US$127 /mes  ·  US$1,524 /año

  # Ninguna de estas herramientas es mala. El problema era otro:
  # pagábamos el 100 % de un producto para usarle el 10 %.

Lo que aprendimos haciéndolas

Tres cosas que nadie te dice antes de cancelar

El 10 %

Lo caro no era la herramienta

Era pagar un producto completo para usarle una pantalla. Antes de construir nada, escribe la única frase que describe para qué abres esa app. Si no te sale en una frase, todavía no la reemplaces.

Nadie la arregla

Tú eres el soporte

No hay actualizaciones, ni respaldo automático, ni alguien a quien reclamarle. Debes guardar copias del archivo y exportar tus datos. El ahorro en licencias no elimina el trabajo de mantenimiento.

Una a la vez

No canceles las cinco el lunes

Prueba cada app en paralelo con la suscripción que quieres reemplazar durante un ciclo completo de trabajo. Cancela solo cuando hayas comprobado que cubre tus necesidades y que puedes recuperar los datos.

01 · El método

Cómo se construye una en una tarde

Las cinco salieron del mismo proceso. No hay nada que instalar más allá de un navegador y una cuenta de IA: cada app es un solo archivo HTML que abres con doble clic.

  1. Escribe la frase

    Una sola: «abro Pipedrive para ver en qué etapa va cada cliente y a quién le toca seguimiento». Esa frase es el contrato. Todo lo que la app haga de más es tiempo que perdiste.

  2. Haz la lista de lo que ves en pantalla

    Abre la herramienta que pagas y anota los campos que de verdad miras. En el CRM eran cinco: nombre, etapa, monto, quién lo lleva y la fecha del próximo contacto. Cinco, de las cuarenta que ofrecía.

  3. Pide el archivo, no la app

    La instrucción que cambia todo es «un solo archivo HTML, sin frameworks, que funcione abriéndolo con doble clic». Si no lo dices, te va a entregar un proyecto con dependencias que no vas a poder abrir en seis meses.

  4. Mete tus datos reales de una vez

    No pruebes con «Cliente 1, Cliente 2». Mete tus ocho clientes verdaderos con sus montos verdaderos. Es la única forma de ver, en el primer intento, que la columna de montos no cabe o que te falta el campo del que no te acordabas.

  5. Córrela en paralelo un ciclo completo

    Un mes entero usando las dos: la que pagas y la tuya. Aquí es donde se cae la mitad de las ideas, y está bien que se caigan. La nuestra de facturación electrónica no sobrevivió esta semana, por eso no está en esta guía.

  6. Ahora sí, cancela

    Y antes de cancelar, exporta tu historial. Casi todas dejan de darte el CSV en cuanto se te vence el plan. Ese archivo es tuyo y lo vas a necesitar para arrancar la tuya con historia, no en blanco.

La base de las cinco · pégala antes de cualquier prompt
Necesito una herramienta interna para mi negocio. Reglas que no se negocian:

1. UN SOLO archivo .html autocontenido. Nada de React, Vue, Tailwind por CDN,
   ni npm. HTML + CSS + JavaScript plano dentro del mismo archivo.
2. Tiene que funcionar abriéndolo con doble clic desde el escritorio, sin
   servidor y sin internet.
3. Los datos se guardan en localStorage del navegador y hay un botón
   "Exportar JSON" y otro "Importar JSON" para respaldar y mover la info.
4. Diseño sobrio de producto real: tipografía de sistema, mucho espacio en
   blanco, un solo color de acento. Nada de gradientes ni emojis de adorno.
5. Que se vea bien en una laptop de 1200 px de ancho. No necesito móvil.
6. Escribe los datos de ejemplo que te voy a dar TAL CUAL, no inventes otros.

Cuando termines, dime en dos renglones qué NO hace esta versión.

El punto 6 es el que más se salta la IA, y el punto 3 es el que te salva el día que cambies de computadora. El último renglón te obliga a que ella misma declare el hueco.

02 · Una por una

Las cinco, con su prompt y su hueco

Cada ficha trae la captura de la app corriendo con datos de ejemplo, el prompt completo que la construye y el renglón rojo: lo que la suscripción hacía y la nuestra no.

01CRM de prospectos

Pipedrive Growth · US$24 /asiento /mes1 archivo · 240 líneas

«Lo único que necesitaba era ver, en una pantalla, en qué etapa va cada cliente y a quién le toca seguimiento esta semana. Eso es el 10 % de lo que hace un CRM y era el 100 % de lo que yo abría.»

Qué hace
  1. Tablero de cuatro columnas: prospecto → propuesta enviada → activo → cerrado
  2. Cada tarjeta lleva monto, quién lo lleva y la fecha del próximo contacto
  3. Arriba, tres números: pipeline total, cerrado del mes y cuántos llevan más de 7 días sin contacto
  4. Arrastras la tarjeta de columna y se guarda solo
Lo que NO reemplaza

No manda correos ni los registra. No sincroniza con tu bandeja, tu calendario ni tu teléfono. No tiene pronóstico de ventas ni reportes de equipo. Si vendes en equipo de más de tres personas, esto se te queda chico rápido — ahí el CRM de verdad sí vale sus US$24.

crm.html — abierto con doble clic
Tablero kanban con clientes por etapa, montos y próximo contacto
La app corriendo con ocho clientes de ejemplo. Los nombres son ficticios; la estructura es la que usamos.
El prompt · va después de la base
Hazme un CRM de una sola pantalla para mi estudio de servicios.

TABLERO
Cuatro columnas fijas, de izquierda a derecha: "Prospecto", "Propuesta
enviada", "Activo", "Cerrado". Cada columna muestra su nombre en
mayúsculas chiquitas y el número de tarjetas que tiene.

CADA TARJETA
- Una etiqueta de color arriba con el canal por donde llegó
  (instagram, referido, web, ads, consultoría...)
- Nombre del cliente en negritas
- Monto en pesos mexicanos
- Si está en "Propuesta enviada" o "Activo": una barra de avance con su
  porcentaje y la palabra "Propuesta" o "Avance" a la izquierda
- Abajo: un círculo con las iniciales de quien lo lleva y la fecha del
  próximo contacto
- Las tarjetas de "Cerrado" se ven al 60 % de opacidad
- Se pueden arrastrar entre columnas y el cambio se guarda solo

ARRIBA DEL TABLERO
Tres recuadros con: total en pipeline (suma de todo lo que no está
cerrado), cerrado este mes, y cuántos clientes llevan más de 7 días sin
contacto — este último en rojo si es mayor que cero.

MENÚ LATERAL
Clientes (activo), Actividad, Agenda, Propuestas, Reportes. No hace falta
que funcionen; sólo que se vean.

Usa estos ocho clientes tal cual:
Panadería Miralta $180,000 prospecto instagram AS 12 sep
Óptica Reforma $95,000 prospecto referido MV 15 sep
Vivero Zapopan $60,000 prospecto web AS 20 sep
Café Chapultepec $210,000 propuesta 70% AS 14 sep
Gimnasio Andares $140,000 propuesta MV 18 sep
Clínica Vallarta $320,000 activo 55% JB 10 sep
Ferretería del Bajío $150,000 activo 30% AS 13 sep
Taller Tlaquepaque $280,000 activo 80% MV 11 sep

02Cotizador firmable

PandaDoc Starter · US$19 /asiento /mes1 archivo · 180 líneas

«Pagábamos por una cosa: que el cliente pudiera firmar sin imprimir. Resulta que "firmar sin imprimir" es un campo de texto, una fecha y un PDF.»

Qué hace
  1. Una hoja de propuesta con partidas, subtotal, IVA y total
  2. Dos cajas de firma: la tuya, ya puesta, y la del cliente, en blanco
  3. El cliente escribe su nombre, queda la fecha y la hora
  4. Botón de imprimir que saca el PDF con el diseño intacto
Lo que NO reemplaza

Esto es lo más importante de toda la guía: esta app solo registra un nombre y una fecha. No implementa sello de tiempo certificado, rastro de auditoría ni verificación de identidad. No asumas que equivale a un servicio de firma electrónica. Antes de usarla para contratos, revisa qué evidencia y requisitos necesitas en tu caso.

propuesta.html — listo para imprimir a PDF
Hoja de propuesta con partidas, total y dos cajas de firma
La propuesta con una firma puesta y la del cliente pendiente. El diseño aguanta el «Imprimir → Guardar como PDF».
El prompt · va después de la base
Hazme una hoja de propuesta comercial que el cliente pueda firmar en
pantalla y que se imprima bonito a PDF.

LA HOJA
Fondo gris claro, y encima una hoja blanca de 820 px de ancho centrada,
con sombra, como una carta impresa.

ARRIBA
Izquierda: número de propuesta en mayúsculas chiquitas y gris, y debajo
el título del trabajo en grande.
Derecha, alineado a la derecha y en chiquito: "Para", nombre del cliente,
ciudad, y hasta cuándo es válida.
Una línea gris separa esto de lo de abajo.

PARTIDAS
Tabla de dos columnas: concepto e importe. Cada concepto lleva su nombre
en negritas y debajo una línea de descripción en gris chico. Los importes
alineados a la derecha, en tipografía monoespaciada.

TOTALES
Bloque de 320 px pegado a la derecha: subtotal, IVA 16 %, y el total en
grande con línea arriba.

FIRMAS
Dos columnas abajo. Cada una con su rótulo en mayúsculas chiquitas y un
recuadro de 92 px de alto:
- La mía ya viene firmada: borde sólido verde azulado, fondo muy tenue del
  mismo color, mi nombre escrito, y debajo la fecha y hora en gris.
- La del cliente: borde punteado gris y el texto "Firmar aquí". Al hacer
  clic pide el nombre, lo escribe con el mismo estilo y guarda fecha y
  hora automáticamente.

Al final una barra verde azulada tenue que diga que el acuerdo se guarda
en PDF. Y un botón "Imprimir" que NO salga en la impresión.

Añade @media print para que al imprimir desaparezca el fondo gris y la
hoja ocupe la página completa.

03Finanzas del negocio

Xero Growing · US$55 /mes1 archivo · 300 líneas

«La pregunta que abría Xero era siempre la misma: ¿cuánto me queda de verdad este mes? Tres números y una dona. Cincuenta y cinco dólares por tres números.»

Qué hace
  1. Ingresos, gastos y lo que queda, con el margen en porcentaje
  2. Dona de gastos por categoría, con la lista y sus porcentajes al lado
  3. Barras de los últimos seis meses para ver la tendencia
  4. Lista de movimientos del mes, con signo y categoría
Lo que NO reemplaza

No es contabilidad y no pretende serlo. No se conecta a tu banco, así que los movimientos los capturas tú. No emite facturas, no calcula impuestos, no genera nada que le sirva al SAT ni a tu contador. Es un tablero para ti, no el libro del negocio. El libro sigue siendo del contador.

caja.html — el cierre de septiembre
Panel con ingresos, gastos, dona por categoría y movimientos del mes
«Te queda» en azul es el único número que mira uno de verdad. Todo lo demás está para explicarlo.
El prompt · va después de la base
Hazme un panel de finanzas de una sola pantalla para mi negocio.

ARRIBA
El mes en grande y, a la derecha, un botón para ir al mes anterior y otro
para agregar movimiento.

TRES RECUADROS
"Ingresos del mes", "Gastos del mes" y "Te queda". Cada uno con su rótulo
en mayúsculas chiquitas y el número en grande. Los dos primeros llevan
debajo la comparación contra el mes pasado (verde si mejoró, gris si no).
El de "Te queda" va con borde y fondo del color de acento, el número en
ese color, y debajo el margen en porcentaje.

ABAJO, DOS TERCIOS / UN TERCIO
Izquierda, una tarjeta con:
- "Gastos por categoría": una dona hecha con SVG puro (círculos con
  stroke-dasharray, nada de librerías) y al lado una lista de dos columnas
  con el color, el nombre y el porcentaje de cada categoría.
- "Últimos 6 meses": seis barras verticales, la del mes actual en color
  sólido y las anteriores en el mismo color al 20 %. El nombre del mes
  debajo de cada una.

Derecha, una tarjeta "Movimientos del mes": lista con el concepto en
negritas, debajo la fecha y la categoría en gris chico, y a la derecha el
importe con signo — los ingresos en verde con "+", los gastos en negro
con "−". Tipografía monoespaciada en los importes para que alineen.

MENÚ LATERAL
Resumen (activo), Movimientos, Por cobrar, Presupuestos, y abajo Exportar.

Datos de ejemplo: ingresos $975,000 · gastos $606,200 · queda $368,800.
Categorías: nómina y freelance 41 %, software 22 %, oficina 15 %,
pauta 12 %, impuestos 10 %.

04Parrilla de contenido

Metricool Starter · US$20 /mes1 archivo · 210 líneas

«Metricool lo usábamos de calendario. De todo lo demás —las analíticas, los competidores, el link en bio— no abríamos nada. Un calendario cuesta cero.»

Qué hace
  1. Cuadrícula del mes, lunes a domingo, con las piezas en su día
  2. Cada pieza con su tipo (reel, carrusel, historia) y su título
  3. Los borradores se ven con borde punteado: te molestan hasta que los llenas
  4. Filtro por cuenta y cuatro números arriba, incluida la racha en días
Lo que NO reemplaza

No publica. Y esa es la mitad del valor de Metricool. Tampoco trae ninguna métrica real: el alcance que ves ahí lo escribimos a mano después de mirarlo en Instagram. Si lo que pagabas era la programación automática, esta app no te sirve — sigue pagando.

parrilla.html — septiembre 2026
Calendario mensual con las piezas de contenido por día y cuenta
Los dos borradores con borde punteado del 16 y el 20 son deuda a la vista. Esa es toda la mecánica.
El prompt · va después de la base
Hazme un calendario de contenido de una sola pantalla.

CUADRÍCULA
Siete columnas, de lunes a domingo, con los nombres arriba en mayúsculas
chiquitas. Tres semanas visibles. Cada día es una tarjeta blanca con el
número del día arriba en tipografía monoespaciada. Los días sin actividad
del fin de semana van sin tarjeta, sólo el hueco.

IMPORTANTE: la fila de los nombres de los días debe ajustarse a su
contenido y NO estirarse igual que las filas de tarjetas.

CADA PIEZA
Dentro del día, un bloquecito de color con:
- Arriba, el tipo en mayúsculas muy chiquitas: REEL, CARRUSEL, HISTORIA
- Debajo, el título en negritas
Colores: reel en el acento al 10 %, carrusel en verde azulado al 13 %,
historia en gris. Los borradores van SIN fondo, con borde punteado y texto
gris, para que se vean como un pendiente.
El día de hoy lleva borde del color de acento y un halo suave.

ARRIBA
- Título del mes y una línea con: piezas planeadas, publicadas y cuántas
  siguen en borrador.
- A la derecha, tres pastillas para filtrar por cuenta; la activa en negro.
- Cuatro recuadros: publicadas (11/18), racha en días, la mejor pieza del
  mes con su alcance, y el reparto reel/carrusel.

MENÚ LATERAL
Calendario (activo), Cola, Rendimiento, Ideas, y abajo Ajustes.

05Horas por proyecto

Toggl Track Starter · US$9 /usuario /mes1 archivo · 230 líneas

«Esta es la única de las cinco que nos hizo ganar dinero, no ahorrarlo. Cuando vimos que un proyecto de $150,000 llevaba 112 horas de 90 cotizadas, dejamos de cotizar así.»

Qué hace
  1. Un cronómetro corriendo arriba, con el proyecto y desde qué hora
  2. Horas de la semana, cuántas son facturables y tu tarifa real por hora
  3. Por proyecto: horas reales contra cotizadas, en barra. Si pasa de 100 %, la barra se pone roja
  4. Una alerta abajo que te dice a cuánto por hora va a cerrar el proyecto en rojo
Lo que NO reemplaza

No corre en el celular ni en segundo plano: si cierras la pestaña, el cronómetro se muere. No detecta sola en qué app estás. Y no sirve para equipo: es el reloj de una persona. Para cobrarle por hora a un cliente con reporte auditable, Toggl sigue siendo lo correcto.

reloj.html — semana 38
Panel de horas por proyecto con cronómetro y barras de avance
La barra roja de Ferretería del Bajío y la alerta de abajo son la app entera. Lo demás es contexto.
El prompt · va después de la base
Hazme un control de horas por proyecto, de una sola pantalla, para mí solo.

EL CRONÓMETRO
Una barra negra ancha arriba con: un puntito verde, el nombre del proyecto
y la tarea en que estoy, debajo en gris "Corriendo desde las HH:MM", a la
derecha el tiempo en HH:MM:SS grande y monoespaciado, y un botón blanco
"Detener". Que corra de verdad con setInterval y guarde el arranque en
localStorage, para que si recargo la página no se pierda.

CUATRO RECUADROS
Horas esta semana · Facturables (con el % del total debajo) · Tarifa real
por hora en pesos · Proyectos en rojo (en rojo si es mayor que cero).
La tarifa real se calcula: lo cobrado del periodo entre las horas reales
trabajadas, NO entre las facturables. Esa es la cifra que duele.

LISTA DE PROYECTOS
Una fila por proyecto, con tres zonas:
- Izquierda, ancho fijo: nombre en negritas y debajo el trabajo en gris
- Centro: arriba "78 de 120 h" a la izquierda y el porcentaje a la
  derecha, debajo una barra de avance
- Derecha, alineado a la derecha: el monto cotizado y debajo la palabra
  "cotizado" en gris
Si un proyecto pasa del 100 %, el porcentaje, la barra y el monto se
ponen rojos.

LA ALERTA
Abajo, una barra roja tenue con borde: toma el proyecto más pasado y
escribe cuántas horas lleva de más, a cuánto por hora va a cerrar si sigue
así, y compáralo contra un piso de tarifa que yo pueda configurar arriba
del archivo en una constante.

MENÚ LATERAL
Hoy (activo), Semana, Proyectos, Facturar, y abajo Exportar.

03 · El renglón honesto

Lo que se quedó del otro lado

Si sólo te llevas una cosa de esta guía, que sea esta tabla. Cancelar sin leerla es cómo se pierde un contrato o un historial de tres años.

Riesgo alto

La firma no es legal

Una firma escrita en un HTML no es firma electrónica avanzada: no hay sello de tiempo certificado, ni auditoría, ni identidad verificada. Para lo que defenderías ante alguien, paga el producto.

Riesgo alto

Nadie respalda tus datos

Todo vive en el localStorage de ese navegador, en esa computadora. Se borra si limpias el historial. Por eso el botón «Exportar JSON» del prompt base no es opcional: expórtalo cada viernes.

Riesgo medio

Nada se conecta con nada

Ni banco, ni bandeja de correo, ni calendario, ni publicación automática. Todo se captura a mano. Si lo que pagabas era justamente la conexión, la app propia no te sirve.

Riesgo medio

Es de una persona

Las cinco asumen un solo usuario. Sin permisos, sin roles, sin dos personas editando a la vez. En cuanto seas equipo de tres o más, el producto de verdad vuelve a valer lo que cuesta.

04 · Cuando no sale

Los seis atorones, con su arreglo

«Me entregó un proyecto con carpetas y no lo puedo abrir»

No pusiste la regla del archivo único. Responde: «Rehazlo como UN solo archivo .html autocontenido, sin dependencias, que funcione con doble clic». Lo rehace en un intento.

«Se ve a medio hacer, como plantilla»

Te faltó describir la pantalla, no la función. La IA no adivina jerarquías: dile los tamaños relativos, qué va en negritas, qué en gris chico y dónde va el único color. El prompt de cada ficha de arriba es largo por eso.

«Cambió mis datos por otros»

Es el error más común y por eso el punto 6 del prompt base existe. Repite: «Usa EXACTAMENTE estos datos, no los sustituyas ni los redondees» y pégalos otra vez.

«Al recargar se borró todo»

No guardó en localStorage aunque se lo pediste. Pídele que te muestre las funciones de guardar y cargar, y que agregue un guardado automático cada vez que cambies algo, no sólo al apretar un botón.

«Los números no alinean»

Falta tipografía monoespaciada y font-variant-numeric: tabular-nums en las columnas de importes. Es una línea de CSS y es la diferencia entre verse hechizo y verse producto.

«Funciona pero no lo uso»

Ese es el atorón de verdad y no se arregla con un prompt. Casi siempre es porque la app vive en una carpeta que nunca abres. Ponla en el escritorio y ábrela el lunes a la misma hora durante dos semanas. Si aun así no la abres, la suscripción tampoco te servía.

05 · El filtro

¿Te conviene cancelar?

Cancela

Te conviene si…

  • Puedes decir en una sola frase para qué abres esa herramienta.
  • Eres uno, o máximo dos, usando esa app.
  • Los datos que guarda ahí no son un requisito legal ni fiscal.
  • Vas a correrla en paralelo un mes antes de cancelar.
  • Te da igual que no se conecte con tu banco, tu correo o tu calendario.
Sigue pagando

Espérate si…

  • Lo que pagas es justamente la conexión: publicar, cobrar, sincronizar el banco.
  • Necesitas que la firma tenga validez legal.
  • Son tres o más personas trabajando adentro al mismo tiempo.
  • Ahí vive información que no puedes darte el lujo de perder y no vas a respaldar.
  • No vas a mantenerla tú. Nadie más lo va a hacer.

06 · Fuentes y método

De dónde salen los precios

Los cinco precios se leyeron en la captura de la página oficial, no en el resumen de un buscador. En dos casos —Toggl y Metricool— el resumen devolvía los precios invertidos, porque las dos páginas abren con el selector puesto en «Anual».

  • Pipedrive — Lite US$14, Growth US$24, Premium US$49, Ultimate US$69, por asiento al mes, facturado anual. Usamos Growth porque es el tier más bajo con automatizaciones y reportes de pronóstico.pipedrive.com · pricing
  • PandaDoc — Free US$0, Starter US$19, Business US$49, por asiento al mes, facturado anual. Starter alcanza: ya incluye formas y firmas electrónicas.pandadoc.com · pricing
  • Xero — Early US$25, Growing US$55, Established US$90 al mes. La página está con «90 % off los primeros 6 meses» hasta el 30 sep 2026 y dice literal «Then $55 per month»: esa es la que tomamos.xero.com · pricing-plans
  • Metricool — Free US$0, Starter desde US$20, Advanced desde US$53 al mes, facturado anual. Starter cubre hasta 5 marcas.metricool.com · pricing
  • Toggl Track — Free US$0, Starter US$9, Premium US$16, por usuario al mes, facturado anual con el selector que trae la página por defecto.toggl.com · track/pricing
pipedrive.com/en/pricing · 16 sep 2026
Página de precios de Pipedrive con los cuatro planes
toggl.com/track/pricing · 16 sep 2026
Página de precios de Toggl Track con el selector en Anual

Nota de método. Las cinco capturas se tomaron el 16 sep 2026 con Playwright, sin iniciar sesión, desde una IP de Estados Unidos y sin retoque. Los precios están en dólares y son el precio de lista o el precio regular declarado: descartamos HubSpot (mostraba US$7 tachando US$20) y FreshBooks (todo el tarifario en promoción) justamente porque su cifra no se puede citar limpia. La suma de US$127 al mes es para un solo asiento; con equipo sube. Y los datos que se ven dentro de las cinco apps son de negocios ficticios: la estructura es la real, los clientes no.

Y ya

Empieza por una, la que abras más seguido

Si la construyes y se te atora, escríbenos y le echamos ojo. Y si después de leer el renglón honesto decides seguir pagando las cinco, esta guía también funcionó.

SOTAI
Alex Sepúlveda · 16 de septiembre de 2026